367.6.1 Ajouter/modifier code de chronologie[//]

Après que vous ayez cliqué sur l’option Nouveau ou sur l’option Modifier, l’écran suivant s’affiche

Zones sur l’écran

Code – Identifiant unique attribué à ce code. Ne peut être modifié une fois que le code a été ajouté au système.

Description - Brève description du code de chronologie dans chaque langue.

Type - Ce champ est une liste déroulante contenant les entrées de la Liste d’autorités 4202.

Format de date - Liste déroulante des entrées de la liste d’autorités 4203. Ce champ n’est utilisé que si dans le champ Type vous choisissez 0 – Date. Ce champ définit le mode d’affichage de la date dans le champ chronologie.

Prévisions valides - Utilisé pour Types 1 - Mois, 2 – Saisons et 5 – Jour de la semaine. Pour les types 1 et 2, entrez douze prévisions (séparées par une virgule) correspondant au douze mois de l’année commençant par Janvier. Par exemple, une entrée Saisons valide pour l’Amérique du nord doit inclure :

Hiver, Hiver, Printemps, Printemps, Printemps, Eté, Eté, Eté, Automne, Automne, Automne, Hiver. Lorsque le système détecte qu’un fascicule est attendu en Mai, il consulte la liste des prévisions valides et affiche Printemps comme chronologie adéquate.

Pour le type 5 – Jour de la semaine, entrez sept prévisons (séparées d’une virgule) correspondant aux septs jours de la semaine commençant  par Lundi.

Format année combinée - Liste déroulante des entrées de la liste d’autorités 4204 valable seulement si vous choisissez les types 7 – année combinée (prévue/courante) ou 8 – année combinée (courante/suivante). Les entrées comprennent : 0 –AAAA/AAAA, 1 – AAAA/AA et 2 AA/AA.

Séparateur année combinée - Utilisé en connexion avec le champ précédent, il définit le caractère à utiliser pour séparer les années combinées. Par exemple, si le Type est configuré à 7, le Format année combinée configuré à 0 – AAAA/AAAA et le Séparateur année combinée programmé comme « / », une prévision pour le 1^er janvier 2005 donne comme résultat une chronologie prévue en 2004/2005.

367.7 Codes de statuts fascicules[//]

Les codes de statuts fascicules sont utilisés pour repérer le statut de chaque fascicule et peuvent être attribués à un exemplaire de périodique lorsque celui-ci est enregistré. Par exemple, si un exemplaire de périodique n’a pas été livré à la date prévue, votre bibliothèque peut faire une réclamation manuelle au fournisseur en affectant le code de statut Réclamé. Autres exemples de ces codes : reçu, retourné, en reliure, relié, manquant, attendu, pas paru, etc. Ces codes sont aussi utilisés pour constituer des états de collection sommaires et pour définir ce qui devrait être affiché pour les usagers du WebOpac.

Il existe vingt et un codes de statuts fascicules ; six peuvent être définis par la bibliothèque. Les codes définis par les utilisateurs sont numérotés de 15 à 20 et se réfèrent aux Options 1 à 6. Utilisez ces codes pour définir des statuts comme Non paru, En traitement, et ainsi de suite.

Les codes ne peuvent être ajoutés ou supprimés de la liste. Vous pouvez seulement modifier les détails du code.

Lorsque vous sélectionnez cette option, un écran s‘affiche :

Chaque ligne de la grille représente un statut de fascicule différent et consiste en un Code et une Description affectés à ce code.

Options sur l’écran

Modifier [*] – Sélectionnez un code de statut et cliquez sur cette option pour afficher les détails du code. L’écran de saisie suivant s’affiche :

Zones sur l’écran

Description – Description pour ce code statut dans chaque langue.

Supprimer affichage OPAC – Si validé, masque les fascicules avec ce statut dans le WebOpac. Par exemple, vous ne voulez pas laisser visibles pour le public les fascicules réclamés. Ce champ n’a pas de conséquence sur l’affichage des états de collection sommaires dans le WebOpac, ni sur l’affichage d’information partielle dans d’autres modules du système.

Traiter comme “reçus” dans la gestion des périodiques – Détermine si les exemplaires ayant ce statut sont considérés comme Reçus lorsque l’écran de Réception des périodiques s’affiche. Cela permet de préciser que les exemplaires ayant pour statut Reçu, En reliure, Relié, etc., ont bien été reçus par la bibliothèque. Le message Reçu xx/yy sur l’écran Réception des périodiques le traduira.

Si cette option n’est pas cochée, l’exemplaire n’a pas été reçu. S’affiche comme non reçu dans l’écran Réception des périodiques. Le statut réel sera Exemplaire attendu, Réclamé, Retourné ou Manquant.

Si cette option est cochée, considère l’exemplaire comme reçu par la bibliothèque et l’affiche comme tel sur l’écran Réception des périodiques. Cela vous permet d’attribuer le statut implicite Reçu bien que le statut réel soit Relié.

Traiter comme des lacunes dans l’état de collections – Détermine si les fascicules ayant ce statut seront traités comme non-lacunes ou lacunes dans l’état de collection. Cela correspond aux champs 863/4/5 $w de la gestion des périodiques dans le format Marc21. Ce paramètre n’a d’effet que si Traiter comme En traitement à la bibliothèque dans l’état de collection  n’est pas coché.

Si l’option n’est pas cochée et si l’exemplaire n’est pas traité comme En traitement par la bibliothèque, la notice MARC exportée contenant la localisation de l’état de collection sera faite de façon à montrer une non lacune (une valeur n pour indicateur d’une non lacune est attribuée à l’étiquette 863/5 sous zone w). Par exemple, un statut représentant des volumes non publiés. Les états de collection seront alimentés avec un ; (point-virgule – une lacune) pour indiquer que cet exemplaire n’est pas détenu par la bibliothèque. Si cette option est cochée et si l’exemplaire nest pas traité comme détenu par la bibliothèque, la notice MARC exportée contenant l’état de collection de la localisation sera faite de façon à montrer une lacune (étiquette 863/864 sous zone w est attribuée une valeur g (l) pour indicateur lacune). Par exemple, un code de statut représentant des volumes retirés. Les états de collection seront construits avec une « , » (virgule – une lacune) pour indiquer que cet exemplaire n’est pas détenu par la bibliothèque.

Traiter comme En traitement à la bibliothèque dans l’état de collection  -  Si cette option n’est pas cochée, la notice MARC exportée contenant la collection de la localisation sera faite de façon à montrer soit une non lacune soit  une lacune (étiquette 863/4 sous zone w a la valeur n ou g respectivement). De même, les états de collections (construits selon le format MARC21) afficheront une non-lacune en utilisant un « ; » (point virgule) et une lacune en utilisant une « , » (virgule). Par exemple : v.1:no1(1976:Jan.)-v.1:no.4(1976:Avr.),v.1:no.6(1976:Juin),v.1:no.8(1976:Aou.)-v.1:no.10(1976:Oct.)

La bibliothèque ne possède ni le v.1 : n°5 (1976 : Mai) ni le v.1 : n°7 (1976 : Juillet)

367.8 Numérotation continue ou réinitialisée[//]

Les codes de numérotation sont utilisés pour définir si un niveau d’énumération possède une numérotation continue ou devrait être réinitialisé lorsque le niveau de numérotation change.

Lorsque vous sélectionnez cette option, un écran s’affiche :

Chaque ligne de la grille représente un code de numérotation différent et consiste en un Code et une Description affectés à ce code.

Options sur l’écran

Nouveau [I] – Ajoutez un nouveau code. Se référer à la partie 367.8.1.

Modifier [*] – Sélectionnez un code puis cliquez sur cette option pour changer un code existant. Se référer à la partie 367.8.1.

Supprimer [S*] – Sélectionnez un code puis cliquez sur cette option pour supprimer un code existant. Ne supprimez pas les codes déjà utilisés par le système.

367.8.1 Ajouter/modifier un code de numérotation[//]

Après que vous ayez cliqué sur l’option Nouveau ou sur l’option Modifier, l’écran suivant s’affiche :

Zones sur l’écran

Code – Identifiant unique attribué à ce code. Ne peut être modifié une fois que le code a été ajouté au système.

Description - Brève description du code de numérotation dans chaque langue.

Type – Choisissez entre :

·                Numérotation continue – Choisir cette entrée si la numérotation est continue. Une publication avec 12 numéros en un volume et une numérotation continue incrémentera le numéro du volume après 12 numéros et continuera la numérotation des fascicules dans l’ordre croissant. Par exemple, v.25 : n°12 est suivi du v. 26 : n°13 puis du V.26 n°14.

·                Numérotation réinitialisée – faites le choix de cette entrée si la numérotation doit reprendre/redémarrer à 1 lorsque le niveau de l’énumération la plus élevée augmente. Par exemple,v.25 : n°12 est suivi par le v.26 : n°1 puis v.26 n°2.

Remarque

Modifier le Type une fois que le code est utilisé par le système affectera la numérotation des fascicules prévus.

367.9 Codes d’énumération[//]

Les codes d’énumération sont utilisés pour définir le format de numérotation créé dans un niveau d’énumération. Les différents formats sont numérique, alphabétique, chiffres romains  et texte libre.

Lorsque vous sélectionnez cette option, un écran s‘affiche :

Chaque ligne de la grille représente un code d’énumération différent et consiste en un Code et une Description affectés à ce code.

Options sur l’écran

Nouveau [I] – Ajoutez un nouveau code. Se référer à la partie 367.9.1.

Modifier [*] – Sélectionnez un code puis cette option pour modifier un code existant. Se référer à la partie 367.9.1.

Supprimer [S*] – Sélectionnez un code puis cette option pour supprimer un code existant. Ne supprimez pas les codes déjà utilisés par le système.

367.9.1 Ajouter/modifier un code d’énumération[//]

Après que vous ayez cliqué sur l’option Nouveau ou l’option Modifier l’écran suivant s’affiche :

Zones sur l’écran

Code – Identifiant unique attribué à ce code. Ne peut être modifié une fois que le code a été ajouté au système.

Description – Brève description du code d’énumération dans chaque langue.

Type – Choisissez entre :

·                Numérique – faites le choix de cette entrée si la numérotation de la publication est numérique (c’est à dire 5, 25, 35, etc.).

·                Alphabétique – faites le choix de cette entrée si la numérotation de la publication est alphabétique (c’est à dire des prévisions de A à Z).

·                Chiffres romains – faites le choix de cette entrée si la numérotation de la publication est en chiffres romains (c’est à dire CIX).

·                Texte libre – faites le choix de cette entrée pour placer une constante dans la numérotation de la publication.

Remarque

Modifier le Type une fois que le code est utilisé par le système affectera la numérotation des fascicules prévus.

367.10 Divers [//]

Lorsque vous sélectionnez cette option, l’écran de saisie suivant s’affiche :

Zones sur l’écran

Permettre la gestion et l’impression des réclamations de manière délocalisée (niveau localisation) – si cette option est cochée, vous pouvez définir différentes opérations de gestion d’impression des réclamations pour chaque Métainstitution pour les périodiques définis dans votre système. Si cette option n’est pas cochée, une seule opération de gestion d’impression des réclamations est lancée pour toutes les impressions de réclamations.

Suppression des réclamations pour les index : si cette option est cochée, aucune réclamation ne sera générée pour les exemplaires dont le type de publication est « Index » plutôt que « Fascicules » ou « Supplément ».

Suppression des réclamations pour les suppléments : Si cette option est cochée, aucune réclamation ne sera générée pour les fascicules dont le type de Publication est « Supplément » plutôt que « Fascicules » ou « Index ».

367.11 Construction index abonnement[//]

Cliquez sur cette option pour reconstruire tous les index d’abonnements pour l’ensemble des Méta institutions du système. Les index d’abonnement incluent le numéro d’index de l’abonnement, le numéro d’index d’un abonnement alternatif et l’index contenant la référence des numéros du fournisseur (pour les deux niveaux abonnement et type de publication).